Comenzar en una nueva escuela sol铆a implicar hacer largas filas, imprimir carpetas llenas de documentos y recorrer el campus en persona. Hoy, en muchas escuelas, el proceso de matr铆cula es muy distinto. Gran parte se puede hacer en l铆nea, y a veces la primera vez que t煤 y tu hijo pisar谩n la nueva escuela ser谩 el mismo primer d铆a de clases. Para los expatriados y sus hijos, esta tendencia juega a su favor. Ahora pueden explorar, postular, entrevistarse, hacer un recorrido e incluso matricularse en una escuela antes siquiera de llegar al pa铆s. As铆 es como funciona.
Todo empieza aqu铆. Hoy en d铆a, la mayor铆a de los colegios cuentan con portales de inscripci贸n online bastante desarrollados que permiten realizar todo el proceso, o al menos buena parte de 茅l: subir documentos, hacer pruebas iniciales, etc.
Algunos colegios van un paso m谩s all谩 y trasladan toda la experiencia educativa al entorno digital. Es el caso, por ejemplo, de la , un centro preuniversitario acreditado que cubre desde 7.潞 hasta 12.潞 grado y funciona 铆ntegramente online. Los alumnos comienzan presentando su expediente acad茅mico y los resultados de sus pruebas a trav茅s de internet para formalizar la matr铆cula. Una vez admitidos, tanto las clases como la participaci贸n se desarrollan en l铆nea. Tambi茅n se organizan eventos presenciales, aunque suelen reducirse a encuentros de verano y ceremonias de graduaci贸n.
Algunos colegios y ciudades llevan la idea del portal de inscripci贸n online un paso m谩s all谩 y desarrollan aplicaciones m贸viles oficiales para gestionar la matr铆cula y mucho m谩s. La ciudad de Nueva York, por ejemplo, dispone de una dirigida a las familias del sistema de escuelas p煤blicas. A trav茅s de ella, padres y tutores legales pueden iniciar sesi贸n, consultar la informaci贸n de sus hijos, revisar la asistencia y las notas, y acceder directamente a las herramientas de matriculaci贸n del distrito.
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Chatbots
Aqu铆 entramos en terreno pol茅mico para mucha gente. Por muy 煤tiles que resulten los chatbots en ocasiones, seamos sinceros: tambi茅n pueden ser bastante molestos. Y est谩n muy bien entrenados para hacerte perder el tiempo dando vueltas sobre la misma informaci贸n una y otra vez.
Sin embargo, para los colegios los chatbots son una herramienta muy eficaz a la hora de reducir la carga administrativa. Y si lo que buscas es informaci贸n b谩sica u orientaci贸n sobre admisiones y normativa escolar, pueden venirte de maravilla.
Bastantes colegios ya est谩n utilizando chatbots como el para resolver las consultas m谩s habituales sobre admisiones e inscripci贸n.
Las visitas al campus son una forma estupenda de que tanto los alumnos como los padres conozcan el colegio antes de empezar. En lugar de las tradicionales jornadas de puertas abiertas, muchos centros ofrecen ahora recorridos virtuales inmersivos. Esto resulta especialmente interesante para las familias expatriadas que quieren conocer un colegio antes de mudarse.聽
Un buen ejemplo es la Ecole Fran莽aise Internationale de Riyad, en Arabia Saud铆, que ofrece una por sus aulas, zonas comunes y dem谩s espacios, lo que permite a las familias hacer un recorrido inmersivo antes de presentar la solicitud.聽
Algunos colegios tambi茅n organizan jornadas de puertas abiertas digitales: eventos online en directo en los que padres y alumnos pueden conocer en tiempo real a los profesores, al equipo directivo y al personal de admisiones.聽
La Walden School, en Estados Unidos, por ejemplo, organiza peri贸dicas en las que alumnos y padres pueden conectarse en directo a clases reales. Una vez m谩s, esta opci贸n resulta de gran ayuda para las familias expatriadas, ya que permite a los ni帽os conocer de antemano a sus profesores y compa帽eros, y hacerse una idea de c贸mo es el entorno de aprendizaje incluso antes de llegar.
Foros y plataformas para padres
Se trata de espacios en los que los padres se comunican con el colegio y entre s铆, normalmente antes, durante e incluso despu茅s de que sus hijos est茅n matriculados. Pueden funcionar en distintos formatos: foros de debate, grupos de mensajer铆a, tablones de anuncios, etc.聽
Algunos colegios, como el Collegiate International School de Dub谩i, ofrecen . A trav茅s de ellos, las familias pueden recibir actualizaciones acad茅micas, comunicarse directamente con los profesores, informarse sobre los eventos del colegio y mucho m谩s. Eso s铆, este servicio est谩 pensado para los padres de alumnos que ya est谩n matriculados.聽
Otro ejemplo es la Shenzhen American International School, que utiliza un portal para padres a trav茅s de , donde las familias pueden recibir informaci贸n de los profesores, consultar los avisos de clase, revisar la asistencia y el expediente acad茅mico, etc.
Algunos colegios llevan su proceso de bienvenida a otro nivel convirti茅ndolo casi en un videojuego. Los nuevos alumnos pueden completar tareas para conseguir insignias, desbloquear contenidos y embarcarse en distintas misiones para ir conociendo mejor el colegio.
驴Qu茅 le depara el futuro al onboarding y a la matriculaci贸n?
Aunque no todos los pa铆ses y colegios se han subido a煤n al carro de lo digital, la tendencia parece clara. Todo se est谩 volviendo m谩s digital, m谩s tecnol贸gico y m谩s accesible en remoto. Pero m谩s all谩 de las solicitudes online y los chatbots, hay muchos otros experimentos en marcha.
Evaluaci贸n y asignaci贸n de nivel con IA
Seg煤n parece, algunos colegios ya est谩n utilizando herramientas de inteligencia artificial para preseleccionar a los candidatos. Estas herramientas ayudan a elaborar perfiles completos de los alumnos y a analizar los datos mucho m谩s r谩pido de lo que podr铆a hacerlo una persona. Despu茅s, esa informaci贸n sirve para asignar al alumno al curso o nivel m谩s adecuado.
Herramientas similares tambi茅n pueden emplearse para elegir universidad, incluso por parte de los propios estudiantes. Los alumnos podr铆an subir sus notas, los resultados de sus pruebas, sus intereses, sus aspiraciones profesionales, etc., y usar la IA como una especie de orientador para descubrir qu茅 universidad y qu茅 programa encajan mejor con su perfil.
Sistemas de verificaci贸n digital
Las solicitudes implican mucho papeleo. Es cierto que parte de ese papeleo puede trasladarse al entorno digital, pero eso no reduce realmente los tiempos de verificaci贸n de los documentos. Y los expatriados se enfrentan a una carga burocr谩tica a煤n mayor: traducciones juradas, apostillas, sellos, etc.
Ya se empieza a hablar de sistemas digitales de verificaci贸n de credenciales, e incluso, en algunos casos, de expedientes acad茅micos basados en blockchain.聽 Estos sistemas podr铆an llegar a sustituir a los papeles sellados, las copias compulsadas y otros documentos que hoy requieren mucho tiempo (y paciencia) para conseguirse.
Onboarding remoto
Algunos colegios internacionales est谩n experimentando con procesos de incorporaci贸n online. Imagina que no puedes llegar a tu nuevo destino al comienzo del curso escolar y vas a incorporarte uno o dos meses m谩s tarde. Algunos colegios permiten que tu hijo siga todas o algunas de las clases en remoto, lo que reduce el desfase acad茅mico y facilita una transici贸n mucho m谩s suave.聽
Onboarding emocional
Esta es una tendencia m谩s silenciosa y menos vinculada a la tecnolog铆a, pero quiz谩 la de mayor impacto potencial. Cada vez m谩s colegios est谩n empezando a evaluar durante la matriculaci贸n no solo el nivel acad茅mico del alumno, sino tambi茅n su bienestar emocional. Para ello, recurren a encuestas, videollamadas de seguimiento, sesiones de orientaci贸n online, etc. Una vez m谩s, esta tendencia puede ser de gran ayuda para las familias expatriadas, cuyos hijos tienen que lidiar con el estr茅s de la mudanza, un nuevo idioma y un entorno desconocido, adem谩s del que ya supone enfrentarse a ex谩menes y a un colegio nuevo.聽
En definitiva, el futuro del onboarding y de la matriculaci贸n apunta claramente hacia lo m贸vil. Los colegios se est谩n adaptando a una realidad en la que muchas familias ya no est谩n afincadas en un solo lugar y los traslados son cada vez m谩s habituales.聽
驴Qu茅 significa todo esto para los expatriados?
La matriculaci贸n online y las solicitudes digitales hacen que ahora puedas conseguir plaza para tu hijo antes incluso de mudarte. De hecho, puedes confirmar la admisi贸n con meses de antelaci贸n y quitarte de encima uno de los mayores quebraderos de cabeza de cualquier mudanza familiar.
C贸mo aprovecharlo: puedes empezar a buscar colegio con tiempo, incluso antes de tener cerrados los visados y la vivienda.
Las visitas virtuales al campus, las jornadas de puertas abiertas y los foros para padres permiten valorar los colegios a distancia y elegir con antelaci贸n. Esto se traduce en un gran ahorro de tiempo, dinero y energ铆a.
C贸mo aprovecharlo: elabora una lista de colegios en tu nuevo destino y empieza por los que ofrezcan sesiones de preguntas y respuestas en directo y visitas virtuales.
El onboarding remoto o h铆brido permite que los alumnos se incorporen a las clases, conozcan a los profesores y se familiaricen con el nuevo entorno antes de llegar. Es ideal para minimizar el desfase acad茅mico y consigue que toda la mudanza resulte mucho menos abrumadora.聽
C贸mo aprovecharlo: pregunta cuanto antes a los colegios de tu lista si ofrecen modelos de incorporaci贸n remota o h铆brida.
Los portales digitales facilitan la presentaci贸n de la documentaci贸n. Sin embargo, la verificaci贸n puede seguir llevando tiempo, sobre todo cuando intervienen varios pa铆ses. Es posible que necesites traducciones, apostillas, expedientes transfronterizos鈥�, y muchos de estos tr谩mites todav铆a no pueden hacerse online.聽
C贸mo gestionarlo: prepara con antelaci贸n copias digitales de toda la documentaci贸n e inicia cuanto antes los tr谩mites de verificaci贸n.
Como ya hemos comentado, algunos colegios incluyen ahora tambi茅n un seguimiento del bienestar emocional de los nuevos alumnos. Puede consistir en sesiones de orientaci贸n m谩s largas, apoyo psicol贸gico, videollamadas, etc. Todo esto resulta muy 煤til para los alumnos que llegan tras una mudanza.
C贸mo aprovecharlo: pregunta desde el principio si el colegio que has elegido ofrece alg煤n tipo de apoyo a los alumnos reci茅n llegados. Y, si no es as铆, plant茅ate la posibilidad de solicitarlo.
Pero 驴tiene alg煤n inconveniente que la matriculaci贸n se digitalice tanto?
El primer inconveniente que viene a la cabeza es que, cuanto m谩s digital se vuelve todo, menos personal resulta. Hablar cara a cara con la gente y visitar el colegio antes de incorporarse son hitos importantes, momentos que tanto t煤 como tu hijo recordar茅is durante mucho tiempo. Llevar estas experiencias al entorno digital es, sin duda, muy c贸modo, pero tambi茅n puede hacer que sean menos memorables.聽
Est谩 adem谩s el riesgo de caer en una automatizaci贸n excesiva. Seamos sinceros: cuando tenemos dudas, preferimos hablar con personas reales. Por muy 煤tiles que sean los chatbots y la IA en las preguntas frecuentes, muchas veces no consiguen darnos las respuestas que necesitamos. Esto genera frustraci贸n y hace que todo el proceso resulte m谩s estresante, no menos.聽
La tecnolog铆a tambi茅n puede fallar. Las webs se caen, las aplicaciones tardan en cargar鈥� Seguro que todos hemos pasado por esa situaci贸n en la que rellenas un formulario online interminable y, de repente, la p谩gina se bloquea o se actualiza y tienes que empezar de cero. Esto puede complicar a煤n m谩s los plazos ajustados y, una vez m谩s, generar un estr茅s totalmente evitable, sobre todo entre quienes no est谩n muy acostumbrados a hacer las cosas por internet.聽
Otra posible preocupaci贸n es el acceso. No todas las familias disponen de una conexi贸n a internet fiable ni siquiera de los dispositivos necesarios para presentar la solicitud online. Para las familias que viven en zonas con infraestructuras limitadas, un proceso de solicitud totalmente digital puede resultar muy dif铆cil de completar.聽
Por 煤ltimo, est谩 el tema de la privacidad. La matriculaci贸n y el onboarding suelen requerir un buen volumen de datos sensibles. Hay que subir documentos de identidad, expedientes acad茅micos y m茅dicos, evaluaciones psicol贸gicas, etc. No todo el mundo se siente c贸modo con que esta informaci贸n est茅 en internet. Y, aunque la mayor铆a de los colegios se toma la protecci贸n de datos muy en serio, todos sabemos que los descuidos existen. Para los expatriados, este asunto puede ser a煤n m谩s delicado, ya que las leyes de protecci贸n de datos var铆an de un pa铆s a otro.
Entonces, 驴qu茅 sabemos a ciencia cierta? Sabemos que la digitalizaci贸n de la matriculaci贸n y del onboarding ya est谩 en marcha y, muy probablemente, es un proceso sin vuelta atr谩s.
Trae consigo numerosas ventajas en cuanto a comodidad, especialmente para las familias expatriadas.
Pero conviene no perder de vista que la tecnolog铆a tambi茅n falla y que, por si acaso, no est谩 de m谩s conservar una copia en papel de toda la documentaci贸n.聽
Natallia tiene una licenciatura (con honores) en Lengua Inglesa e Interpretaci贸n Simult谩nea y trabaj贸 como escritora y editora para varias publicaciones y canales de medios en China durante diez a帽os.
